I privat og offentlig sektor blir medarbeidersamtaler stadig oftere benyttet som et lederverktøy for å kunne skape et bedre arbeidsmiljø og forhøyne effektiviteten innen organisasjonen. Ettersom den rykende teknologiske utviklingen har bidratt med forbedring av det fysiske arbeidet, er det blitt gjort mer rom for spørsmålet om det mellommenneskelige og de sosiale prosesser som har sitt virke i arbeidet.

 

Dessverre oppstår det av og til misforståelser og motvilje til samarbeid innen en organisasjon. Oppmerksomheten har derfor blitt rettet mot de kommunikasjonsproblemene som gjerne oppstår mellom medarbeidere, og mellom ledelsen og medarbeiderne. Spesielt rettes søkelyset på hvilke negative elementer som påvirker prosessene, og hvilke positive tiltak som faktisk fungerer. Medarbeidersamtaler er et eksempel på et slikt positivt tiltak. Samtalene er blitt et godt verktøy for å tilrettelegge arbeidsforhold, oppklare misnøye, måle arbeidsinnsats, sikre den enkeltes arbeidssituasjon og innhente positive innspill fra medarbeideren.

 

Hvorfor medarbeidersamtaler?

 

Som leder vil man som oftest stå overfor en kjent og gjennomgående konflikt: På den ene siden er man pålagt å gjennomføre de oppgaver som samsvarer med styrets interesser, mens man på den andre siden skal ivareta den enkelte medarbeiders behov for medvirkning og utvikling - og ikke minst gjennomgang av arbeidsoppgaven på en tilfredsstillende måte.

 

Ettersom medarbeidersamtaler er systematiske samtaler mellom en leder og en medarbeider med fokus på planlegging og informasjonsdeling, kan disse hjelpe til med å overvinne dette hinderet. Som et overordnet aspekt kan lederen derfor med fordel anvende disse fire punktene for å skissere opp en god samtale:

 

-          Hvor er medarbeideren nå?

-          Hvor vil medarbeideren?

-          Hvorfor er medarbeideren der han/hun er nå?

-          Hvordan kan medarbeideren nå dit han/hun vil?

 

I denne medarbeidersamtalen deles møtet inn i 4 hoveddeler. Dette gjøres for å kunne ha mer system i samtalen, og for at deltagerne skal kunne styre frem de forskjellige elementer som synes å være av betydning.  Hovedpunktene er kort oppsummert under:

 

-          arbeidsmål og resultater

-          utvikling og bruk av kompetanse

-          organisering av arbeid, arbeidsmiljø og ledelse

-          karriereutvikling og planlegging

 

Fordeler med medarbeidersamtaler

 

Medarbeidersamtaler har mange klare fordeler. Her nevnes det bare kort noen av de mest opplagte. Gjennom denne samtalen kan de ansatte blant annet få tilgang til oppsatte mål, de kan påvirke jobbinnhold og endre arbeidsvilkår. Samtidig kan han/hun trekkes inn i planleggingen av arbeidsoppgavene. Medarbeideren gis derved en mulighet til å utnytte sine potensialer samtidig som han/hun kan få luftet sine ideer for leder. I denne samtalen kan momenter som ønskes utbedret bli presentert i korrekt forum. Eventuell misnøye kan gis en øyeblikkelig oppklaring, eller løfte om oppfølging og utbedring.

 

Ledelsen kan på sin side oppnå en bredere aksept for mål og retningslinjer. I tider med raske endringer og omstillinger er det viktig for en ledelse å få tilgang til de ansattes tanker om firmaet og deres tildelte arbeidsoppgaver. Lederen får dessuten en god mulighet til å bedre grunnlaget for utvikling og samarbeid. Eventuelle misnøye kan oppdages og bearbeides. Til sist kan det nevnes at ledelsen ved bruk av dette verktøyet viser forsøk på å nærme seg den ansattes psykososiale behov, og videre tilrettelegge arbeidsdagen på en bedre måte slik at den ansattes trivsel og ytelse øker som en konsekvens av dette. Ledere med dette perspektivet evner å ivareta en arbeidsstyrke som kan bestå og til og med slå igjennom i vanskeligere tider.

Vi har en solid teoretisk og praktisk bakgrunn i å kunne takle de utfordringer det er å kunne snu negativ kommunikasjon til positiv samhandling. Ta kontakt med oss for en uformell prat om de utfordringer som du og din organisasjon møter!